Imigrasi dan Kementerian Ketenagakerjaan tidak serta-merta menerima dokumen asal dari negara lain. Setiap lembar harus punya jejak pengesahan yang bisa dilacak, mulai dari notaris setempat, kementerian luar negeri negara asal, hingga perwakilan Indonesia di sana. Tujuannya sederhana: memastikan dokumen itu asli, bukan hasil rekayasa, dan diterbitkan oleh instansi yang memang berwenang.
- Cek dulu apakah negara asal pekerja sudah tergabung dalam Konvensi Apostille Den Haag 1961.
- Jika sudah tergabung, dokumen cukup melalui jalur Apostille satu pintu.
- Jika belum, dokumen wajib melewati jalur legalisasi konvensional (Kemenlu negara asal → KBRI/KJRI → Kemenlu RI).
- Terjemahkan dokumen ke Bahasa Indonesia oleh penerjemah tersumpah terdaftar.
- Baru setelah itu, dokumen bisa dilampirkan ke pengajuan visa kerja (C312) atau ITAS.
Tidak semua berkas pekerja asing perlu melalui proses ini, tapi sebagian besar dokumen pribadi dan profesional wajib disahkan sebelum visa diproses:
- Ijazah & Transkrip Nilai: jadi dasar penilaian kompetensi oleh Kemenaker.
- Akta Kelahiran: dibutuhkan untuk pengurusan KITAS keluarga (dependent visa).
- Surat Nikah: wajib bila pasangan atau anak ikut pindah ke Indonesia.
- Sertifikat Keahlian/Profesi: khusus posisi yang mensyaratkan lisensi teknis.
- Surat Keterangan Catatan Kepolisian (SKCK) negara asal: sering diminta untuk sektor tertentu.
Dari pengalaman menangani ratusan berkas TKA, ada pola kesalahan yang berulang dan sebenarnya bisa dihindari:
- Urutan Legalisir Terbalik: melompat langsung ke Kemenlu RI tanpa melalui KBRI/KJRI setempat.
- Nama Tidak Konsisten: ejaan nama di paspor berbeda dengan di ijazah, sehingga dianggap dokumen berbeda orang.
- Dokumen Kadaluarsa: beberapa jenis surat keterangan punya masa berlaku terbatas, misalnya SKCK.
- Menunggu Terlalu Mepet: proses legalisir lintas negara bisa memakan waktu 2-6 minggu tergantung negara asal.
- Terjemahan Tidak Tersumpah: hasil terjemahan dari penerjemah biasa (non-sworn) otomatis ditolak.
Mengurus legalisir dokumen dari luar negeri sambil mengejar tenggat visa bukan perkara mudah, apalagi jika harus berkoordinasi dengan kedutaan dan penerjemah tersumpah sekaligus. Jangkar Groups menangani seluruh rantai proses ini untuk Anda:
- ✅ Pengecekan Jalur: menentukan apakah dokumen masuk jalur Apostille atau legalisasi konvensional.
- ✅ Koordinasi Kedutaan: mendampingi proses di KBRI/KJRI dan Kemenlu RI.
- ✅ Penerjemah Tersumpah: hasil terjemahan resmi dan siap lampir ke berkas visa.
- ✅ Update Berkala: laporan progres dokumen sampai siap diserahkan ke sponsor/imigrasi.
Berapa lama proses legalisir dokumen TKA biasanya berlangsung?
Bervariasi tergantung negara asal dan jalur yang dipakai, umumnya antara 5 hari kerja (jalur Apostille) hingga 6 minggu (jalur legalisasi konvensional lintas kedutaan).
Apakah ijazah S1 dan S2 harus dilegalisir terpisah?
Ya. Setiap jenjang pendidikan yang dicantumkan dalam berkas RPTKA/visa kerja perlu dilegalisir masing-masing sesuai dokumen aslinya.
Apa bedanya legalisir dengan Apostille untuk dokumen TKA?
Apostille adalah pengesahan satu langkah yang berlaku untuk negara anggota Konvensi Den Haag, sedangkan legalisir konvensional melibatkan beberapa lembaga secara berjenjang untuk negara non-anggota.
Apakah dokumen yang sudah dilegalisir bisa dipakai berulang kali?
Bisa, selama dokumen aslinya belum berubah masa berlaku (misalnya SKCK) dan instansi tujuan menerima salinan legalisir yang sama untuk keperluan berbeda.
Siapa yang menanggung biaya legalisir, perusahaan atau TKA?
Umumnya diatur dalam kontrak kerja atau kebijakan internal perusahaan sponsor; tidak ada aturan baku dari pemerintah yang mewajibkan salah satu pihak.
