Melanjutkan pendidikan ke kampus luar negeri menuntut kesiapan dokumen yang tidak main-main, terutama ijazah dan transkrip nilai yang harus diterjemahkan lalu dilegalisir berlapis. Banyak calon mahasiswa baru menyadari proses ini rumit justru saat tenggat pendaftaran (deadline) sudah dekat, sehingga risiko dokumen ditolak universitas tujuan pun meningkat. Artikel ini membedah tuntas tahapan legalisir terjemahan ijazah yang benar, instansi mana saja yang wajib dilalui, hingga cara menghindari kesalahan yang paling sering terjadi.
Kenapa Ijazah Terjemahan Wajib Dilegalisir Sebelum Studi ke Luar Negeri?
Universitas maupun lembaga imigrasi di negara tujuan tidak akan menerima ijazah berbahasa Indonesia begitu saja. Dokumen tersebut harus diterjemahkan oleh penerjemah tersumpah, lalu keabsahan tanda tangan penerjemah itu perlu dikonfirmasi lewat rantai legalisir resmi — mulai dari notaris/Kemenkumham, Kementerian Luar Negeri (Kemenlu), hingga di beberapa kasus kedutaan besar negara tujuan. Tanpa rantai legalisir yang lengkap, pihak kampus atau otoritas visa berhak menganggap dokumen tidak sah dan meminta pengajuan ulang.
Dokumen yang Perlu Disiapkan
- Ijazah asli (untuk pengecekan keaslian sebelum diterjemahkan).
- Transkrip nilai asli, karena hampir semua kampur luar negeri meminta kedua dokumen ini sekaligus.
- Terjemahan tersumpah ke bahasa Inggris atau bahasa resmi negara tujuan.
- Fotokopi KTP/paspor pemilik dokumen untuk verifikasi identitas.
- Surat kuasa jika proses legalisir diwakilkan ke pihak ketiga.
Tahapan Legalisir Terjemahan Ijazah, dari Awal sampai Siap Dikirim
- Serahkan ijazah dan transkrip asli ke penerjemah tersumpah yang terdaftar resmi.
- Terjemahan yang sudah jadi dilegalisir di Kemenkumham untuk mengonfirmasi keabsahan cap dan tanda tangan penerjemah.
- Lanjutkan ke Kemenlu agar dokumen memperoleh pengesahan tingkat kementerian.
- Jika negara tujuan bukan anggota konvensi Apostille, dokumen perlu dilegalisir tambahan di kedutaan besar negara tersebut.
- Terakhir, pastikan seluruh cap dan nomor legalisir dapat diverifikasi online sebelum dokumen dikirim ke universitas.
Berapa Lama dan Berapa Biayanya?
Lama proses sangat bergantung pada jalur yang ditempuh. Legalisir yang hanya melalui Kemenkumham dan Kemenlu umumnya rampung dalam hitungan hari kerja, sedangkan yang harus melewati kedutaan tambahan bisa memakan waktu lebih panjang karena mengikuti jadwal operasional masing-masing kedutaan. Biaya pun bervariasi tergantung jumlah lembar dokumen, jenis penerjemahan, dan apakah dokumen perlu dikirim antarkota. Sebaiknya tanyakan estimasi biaya di awal agar tidak ada kejutan di tengah proses.
Kesalahan yang Sering Membuat Dokumen Ditolak Kampus
- Nama dan gelar tidak konsisten antara ijazah asli, terjemahan, dan paspor.
- Menggunakan penerjemah yang tidak tersumpah sehingga hasil terjemahan ditolak sejak tahap legalisir Kemenkumham.
- Melewatkan tahapan kedutaan padahal negara tujuan mensyaratkannya di luar skema Apostille.
- Mengejar proses last-minute menjelang deadline pendaftaran, sehingga tidak ada waktu cadangan bila ada revisi.
Kenapa Banyak Calon Mahasiswa Mempercayakan Prosesnya ke Jangkar Groups?
Jangkar Groups menangani proses legalisir terjemahan ijazah secara menyeluruh, dari penerjemahan tersumpah, pengurusan Kemenkumham dan Kemenlu, sampai koordinasi ke kedutaan bila dibutuhkan. Anda tidak perlu bolak-balik antar kantor atau menebak-nebak persyaratan tiap negara karena tim kami sudah terbiasa menangani kasus per negara tujuan.
⭐ 4.8 / 5 — berdasarkan 246 ulasan klien yang telah menggunakan layanan legalisir dokumen studi ke luar negeri bersama Jangkar Groups.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Apakah ijazah SMA juga perlu dilegalisir untuk daftar S1 di luar negeri?
Ya. Universitas jenjang S1 umumnya tetap meminta ijazah dan transkrip SMA yang sudah diterjemahkan dan dilegalisir, bukan hanya ijazah jenjang sebelumnya yang lebih tinggi.
Bahasa apa yang paling umum diminta untuk terjemahan ijazah?
Bahasa Inggris menjadi pilihan paling umum karena diterima oleh sebagian besar universitas, meski beberapa negara tetap meminta terjemahan ke bahasa resminya sendiri.
Apakah Apostille Kemenkumham cukup tanpa perlu ke kedutaan?
Tergantung negara tujuan. Jika negara tersebut merupakan anggota Konvensi Apostille, umumnya cukup dengan Apostille tanpa legalisir kedutaan tambahan.
Berapa lama sebelum deadline pendaftaran sebaiknya proses ini dimulai?
Idealnya minimal satu bulan sebelum tenggat, terutama jika dokumen masih harus melewati legalisir kedutaan yang jadwalnya tidak selalu bisa dipercepat.
Apakah dokumen asli ikut dikirim ke luar negeri atau cukup salinan legalisir?
Kebanyakan universitas menerima salinan yang sudah dilegalisir resmi, namun ada baiknya tetap membawa dokumen asli saat keberangkatan untuk verifikasi di kampus.
Bagaimana jika ada perbedaan ejaan nama antara ijazah dan paspor?
Sebaiknya diselaraskan terlebih dahulu sebelum proses legalisir dimulai, karena ketidaksesuaian nama dapat memicu penolakan di tahap verifikasi kampus atau visa.
